So wechseln Sie ihre Hausverwaltung

Ihre Hausverwaltung reagiert kaum, Abrechnungen dauern ewig, Reparaturen ziehen sich hin – oder die derzeitige Verwaltung hat sogar angekündigt, den Vertrag nicht fortzusetzen? In all diesen Fällen stellt sich für Ihre WEG die gleiche Frage: Wie organisieren wir jetzt am besten den Wechsel? Mit etwas Struktur und Vorbereitung lässt sich dieser Schritt deutlich entspannter und geordneter umsetzen, als viele zunächst befürchten. 

Schritt 1: Vertrag prüfen und Gemeinschaft mitnehmen 

Am Anfang steht der Blick in den Verwaltervertrag: Wie lange läuft er, welche Kündigungsfristen gelten, was steht zur Abberufung der Verwaltung? Parallel dazu sollten Sie die Stimmung in der Eigentümergemeinschaft einfangen. Sind mehrere Eigentümer unzufrieden, lässt sich ein Wechsel deutlich leichter umsetzen. Sprechen Sie offen über konkrete Probleme wie schlechte Erreichbarkeit, fehlerhafte Abrechnungen oder schleppende Instandhaltung. So entsteht ein gemeinsames Bild – und im besten Fall ein klarer Wille zur Veränderung. 

Schritt 2: Neue Verwaltung auswählen und Beschluss fassen 

Im nächsten Schritt geht es darum, eine passende neue Verwaltung zu finden. Holen Sie mehrere Angebote ein, vergleichen Sie Leistungen, Erreichbarkeit und Referenzen und führen Sie nach Möglichkeit ein persönliches Gespräch. Wenn ein Favorit feststeht, muss die Eigentümerversammlung vorbereitet werden. Der Tagesordnungspunkt „Abberufung des bisherigen Verwalters und Bestellung eines neuen Verwalters“ gehört rechtzeitig in die Einladung. In der Versammlung wird dann abgestimmt. Kommt die erforderliche Mehrheit zusammen, ist die alte Verwaltung abberufen und die neue bestellt – häufig wird gleichzeitig auch der neue Verwaltervertrag beschlossen. 

Schritt 3: Übergabe regeln und für Klarheit sorgen 

Nach dem Beschluss beginnt die Übergabe. Die bisherige Verwaltung hat die Pflicht, alle Unterlagen vollständig zu übergeben: Buchhaltung, Abrechnungen, Verträge mit Dienstleistern, Versicherungsunterlagen, Protokolle, Eigentümerverzeichnis und Kontodaten der WEG. Eine strukturierte Übergabe erleichtert der neuen Verwaltung den Einstieg erheblich. Wichtig ist außerdem, alle Eigentümer schriftlich zu informieren: Wer ist künftig zuständig, wie ist die neue Verwaltung erreichbar, welche Bankverbindung gilt? Ein klares Begrüßungsschreiben oder eine kurze Vorstellung schafft Transparenz und Vertrauen. 

Wenn Sie diese drei Schritte beherzigen – Vertrag klären, neue Verwaltung sorgfältig auswählen und die Übergabe gut organisieren – wird aus dem vermeintlich komplizierten Verwalterwechsel ein gut planbares Projekt. Am Ende profitieren alle Eigentümer von einer Verwaltung, die erreichbar ist, transparent arbeitet und die Immobilie wirklich im Blick hat.